Ketik

Friday, May 11, 2012

Cash passport + travel

Assalamualaikum

Oakai...sebelum bersatu jiwa raga dengan journal2 dan dokumen thesis, saya nak share sesuatu. Kurang lebih 6 minggu lagi nak balik KL kan..coz nak present serba sedikit sedutan dari 1 topic of my work kat International Postharvest Symposium 2012 di PWTC. Bukan nak cerita pasal symposium tu...tunggu 2 bulan lagi update heee..

Ini nak cerita proses2 memohon dana ke arah itu..Orang lain dah master sebab dah berkali2 travel tapi I baru sekali nak travel..huu sib baik ada peluang juga, Alhamdulillah. Ritu mohon nak gi NZ tak dikasi, sempat berjebek mulut dan memerah mata sat hahaha * Big girl doesn't cry (sehingga kali terakhir perihal symposium ni, rasanya kurang lebih 3-4 kali this big girl cried depan Daryl :P)

Memula cam biasa apply travel grant dari school or uni..3 kali setaun dibuka, since my last application in 2nd round tak berjaya sebab banyak sangat competition dan the 3rd round baru buka semalam (buang masa jer nak apply lagi)..this travel ditaja oleh duit allocation RHD student. Sama jer source nye. Kita perlu isi online travel form yang diurus oleh bahagian financial school memasing. Application perlu diluluskan oleh 5 org; 2 financial officer (tak specific individu), 1 manager or budjet holder, 1 financial delegation dan last sekali Head of School. Sebelum tu mestilah diluluskan advisors dan account holder dulu. Semua yang berkenaan cuma excess the same form online, maksudnya online form tadi terbuka kepada kita dan 5 org tadi..kalau form tak lengkap financial officer yang 1st akan email suh kita revise balik. Setelah semua approved, skang masanya untuk klick button apply cash passport (gambar). Dalam masa 10 hari working day kita terima kad tu..dalam bentuk kredit kad VISA. Lepas notify penerimaan serta merta kad akan diaktifkan. Macam kad kredit biasa tapi as I said before credit card sini bukan sistem kredit bebetul, perlu ada nilai dalamnya dan boleh di-reload. Pun tak paham macamana dikatakan kredit??* kita belajar kendian... Dan kad ni boleh digunakan worldwide secara ATM maupun mesin slide/insert kat outlet2 perniagaan tu..penamanya? Watatatau..credit card slot machine agaknya, macam panjang sangat? Tapi ku rasa takleh dipakai di Malaysia coz pinnya cuma 4 digit, pin ATM Malaysia 7 digit * what a complicated life.



In the meantime, kita kena contact UQtravel untuk tujuan tempahan flight, teksi, or hotel. Since hotel dah tempah sendiri sejak awal, so hanya flight saja mereka urus. Airport transfer kena book sendiri..cit! Tak lah..sebenarnya proses ni untuk mensistematikkan proses tetapi menyediakan fleksibiliti untuk traveller memilih hotel dan khidmat teksi/airport pick-up sendiri..boleh pilih nak berapa STAR, lokasi mana jauh dekat dengan tempat meeting, tapi kalau over bujet bayar sendiri yang bakinya..heee..

Balik nanti, kena complete form tadi, part last..After Travel. Untuk itu kita kena provide segala butiran financial travel kita yaktu segala resit2 hotel, fees, teksi, makan so on. Nah...sungguh senang proses ni, cuma tinggal ketik keyboard dan dail no. phone jer. Tapi kalau 1st time buat pening gak lah, sebab untuk paham perlu org ajar, bila annoyed orang, jadilah macam I tempohari...nangis kena sembur ngan Daryl sebab kena pedajal technical staff *huuu Big girls doesn't cry...takper cuci mata kata SAMA :p. Tapi sebenarnya UQ finance pun sedia membantu bila2 masa kalu kita tak paham.

Wokeh..ritu ada baca email LGM berkenaan penambahbaikan kaedah menempah hotel LGM oleh audit negara..hiii saya suka ketua audit negara laki Normala Shamsuddin tu..bertindak agak tidak pilih bulu..Shahrizat pun kena..saya pun naklah laki cenggitu..biar tua tapi hensem dan kaya...muahahaha! Tapi teguran tu melimitkan pegawai tempahan cuma sorang, ermm..kalo org tu sakit, MC ke apa camana? Elok rasanya kalau buat macam sistem e-claim atau e-cuti..semua online tapi make sure pegawai melulus lebih dari sorang. Akibatnya elaun every quarter kita selalu delay 2-3 minggu...ermmm! Sistem pengurusan dana untuk travel termasuk application advance*untuk pegawai2 baru, sebab belum cukup sebulan kerja gaji belum masuk dah kena pi outstation.. pun bagus kalo kita buat ikut UQ ni..

So, dalam saya dok membebel tak puasati dengan sistem kat sini sebenarnya banyak lagi system lain yang sangat bagus..Contohnya financial delegation yang teratur ni dan OHS sebelum buat apa2 kerja lab/pembinaan dan semua melibatkan keselamatan pekerja lah.

InsyaAllah, alang2 sebagai pegawai audit kat LGM dah lebih 9 tahun, nanti saya cadang supaya kita aplikasikan sistem semacam ni nanti, termasuk beli licence endnote/sigmaplot/minitab supaya senang nak analisis data serta tulis report dan papers.. :)

Till then, cau cin cau!

Wassalam...

No comments: